¿Alguna vez te has puesto a analizar tu día a día y concluyes que no estás siendo productivo?
Lo más seguro es que la respuesta sea “sí, no estoy siendo productivo”, y es que son tantas las responsabilidades e ideas que rondan en nuestra mente que muchas veces sentimos que no nos alcanza el día para dar respuesta a cada una de ellas.
Ciertamente el tiempo llega a convertirse en nuestro peor enemigo, pero esto puede cambiar si le damos la vuelta a la situación, analizamos la forma en que nos organizamos e implementamos en nuestra rutina diaria herramientas que nos ayuden a cumplir todas nuestras obligaciones.
Ser productivo significa ser capaz de priorizar, definir, organizar, controlar y ejecutar las actividades de la forma más optima posible. No es algo que se logra de la noche a la mañana, es un proceso que implica dedicación y constancia para lograr cambiar el chip y dejar de procrastinar, que es la causa principal de que muchas actividades se aplacen de forma prolongada y requieran más tiempo de lo normal para ser realizadas.
Hoy en día gracias a la tecnología existen muchas herramientas digitales que nos ayudan a organizar nuestras actividades para ser más productivos, entonces ¿Qué te impide serlo?
Hoy te mostraremos algunas de las herramientas digitales a las que puedes tener acceso de forma gratuita al alcance de tu teléfono móvil u ordenador, las cuales puedes implementar en diferentes procesos de tu negocio, emprendimiento, empresa o en tus actividades diarias. El objetivo de estas es ayudarte a organizar tu tiempo, actividades y método de trabajo, logrando así alcanzar la productividad y marcar una diferencia en tu entorno. Alunas de estas herramientas son:
- Trello: Es una herramienta digital que tiene como función principal facilitar el trabajo en equipo y fomentar la colaboración. Esta funciona por medio de la metodología Kanban, integrando tableros que se pueden organizar teniendo en cuenta la categoría o el proceso que representan.
La versión gratuita brinda la posibilidad de contar con 10 tableros, cada uno de estos posee listas en los que podrán crear tarjetas de actividades que corresponde a las tareas o recordatorios que deben ser realizados para alcanzar la meta objetivo, permitiendo añadir los responsables, comentarios, plazos de tiempo y adjuntar archivos para facilitar la trazabilidad de las responsabilidades y tareas de cada miembro.
Trello
- Slack: Si uno de los problemas que enfrenta tu organización es la comunicación entre los grupos de trabajo, Slack es la herramienta idónea que te permitirá generar la colaboración entre los trabajadores, por medio de la creación de equipos para la toma de decisiones.
Esta herramienta te brinda de forma gratuita 5GB de almacenamiento, versión APP movil y las siguientes funciones:
- Gestión de documentos
- Gestión de tareas
- Videoconferencias
- Gestión de proyectos
- Espacios para realización de lluvia de ideas
- Integración con otras app
- Asana: Enfocada en gestionar el flujo del trabajo, esta herramienta digital muestra al detalle el inicio y el fin de cada actividad o proyecto a realizar, asignando los grupos de trabajo de una forma centralizada y organizada.
Por medio de esta herramienta usted podrá organizar y asignar tareas, reunir a todo el equipo de trabajo en un espacio compartido, conectar con Google calendar, diseñar un cronograma y crear tableros. Cuenta con una versión gratuita que dará acceso a las herramientas básicas para comenzar a explorar y descubrir otras opciones de planificación.
Asana
- Microsoft ToDo: Una herramienta digital que podrás tener en tu ordenador o tu móvil, te brindara la facilidad de usarla en cualquier momento o espacio. Esta herramienta tiene como objetivo ayudar en la gestión de las actividades del día a día tanto de la vida personal como profesional.
Es una herramienta muy practica y fácil de usar, funciona como una check list donde podrás seleccionar las actividades realizadas y sentir la satisfacción de haber alcanzado la meta.
Microsoft ToDo
- MakeMe: Uno de los grandes enemigos de la productividad es la procrastinación, dejar actividades para después o realizaras contra tiempo es una de las cosas que nos aleja de ser productivos. Para combatir este mal existe esta herramienta online que tiene como función medir el avance diario de las metas establecidas, logrando detectar si efectivamente se está trabajando en ellas y notificar si existen retrasos.
Esta también cuenta con la opción de crear metas grupales y hacer seguimiento al avance de cada miembro del equipo, por otro lado, genera ciertas sugerencias que pueden servir para alcanzar los objetivos. Una excelente alternativa para dejar de procrastinar.
MakeMe
- Todoist: Gestor de tarea multiplataforma diseñado para organizar, planificar y colaborar en proyectos, tanto grandes como pequeños, su interfaz es muy sencilla lo que facilita su uso desde el primer día, donde podrás crear tareas, asignar responsables y llevar la trazabilidad a cada una de ellas de una forma muy sencilla.
Todoist es una APP freemium que gracias a ser multiplataforma, se puede instalar en diversos dispositivos, donde se podrá hacer uso de muchas de sus funciones.
Todoist
Podemos ver que tenemos a nuestro alcance innumerables herramientas que sin duda alguna facilitaran la ejecución de las actividades del día a día, aminorando la carga que podemos llegar a sentir por tantas responsabilidades y obligaciones, la clave está en motivarse, crear hábitos y ver la tecnología y sus avances como una aliada más para alcanzar nuestros objetivos.
“La motivación es lo que te hace comenzar. Tus hábitos son los que te mantienen en el camino.” Jim Ryun
Sobre el Autor:
Yuliana Padilla Torreglosa. Líder de proyectos de Pyme Project SAS. Ingeniera Industrial con experiencia en estrategia organizacional, identificación, aplicación y optimización de los procesos de las organizaciones.