Ser capaces de aportar a la consecución de los objetivos y metas de una organización es el deber ser de todo profesional. Uno de los aspectos en común que comparten las empresas sin importar el tamaño, es el deseo de contar con un equipo de trabajo donde cada uno de sus miembros sienta interés y este comprometido con desarrollar sus actividades tanto individuales como grupales de forma óptima, permitiéndole a la organización ser eficiente y eficaz.
Una de las preguntas que surge cuando hablamos sobre eficiencia y eficacia es, ¿Cómo se que estoy siendo eficiente o eficaz?, la respuesta es muy sencilla, somos eficientes cuando utilizamos muy bien los recursos para llevar a cabo una actividad, por ejemplo:
- Cuentas con 8 horas para producir 100 piezas, en este caso tu recurso será el tiempo y el manejo que tu le des a este determinará qué tan eficiente eres, si empleas 8 horas para producir las 100 piezas o solo empleas 6 horas para obtener el mismo resultado.
Por otro lado, somos eficaces cuando logramos alcanzar los objetivos independiente de la eficiencia de los procesos implementados para lograrlos, por ejemplo:
- En una jornada laboral de 8 horas el objetivo es producir 100 piezas, al final la jornada lograste producir esas piezas, es decir, alcanzaste el objetivo planteado por tanto fuiste eficaz.
No obstante, lograr la eficacia no es una tarea fácil, requiere de compromiso, dedicación, responsabilidad, planificación, entre otros factores que al integrarlos de la forma correcta permiten alcanzarla.
Pero ahora bien, ¿Cómo podemos ser eficaces?, para dar respuesta a esta pregunta te hablaremos sobre algunas estrategias en donde los factores mencionados anteriormente se integran, facilitando la ejecución de las actividades y ayudándote a mejorar la eficacia profesional. Estas estrategia las podrás implementar tanto a nivel profesional como personal, puesto que, su objetivo principal es ayudarte a alcanzar tus objetivos y metas.
- Planifica cada día con antelación
La planificación es sin duda una de las herramientas más poderosas para superar la postergación de las actividades, entre más estructurado y organizado este tu plan, más fácil te será ser eficiente y eficaz en la realización de tus deberes.
Planificar tu día a día con antelación es una estrategia que busca aumentar el rendimiento al trabajar siempre bajo una lista de deberes, integrando el compromiso, responsabilidad y dedicación.
Esta estrategia funciona de la siguiente manera:
- Cada noche deberás escribir en un papel, en una agenda electrónica o en cualquier herramienta digital que te permita organizar ideas, una lista con todas las obligaciones y deberes que tienes por hacer, esto ayudará a que tu subconsciente mientras duermes procese esa lista y te ayude a generar las mejores alternativas para realizar esas actividades.
- Si al finalizar el día te quedaron tareas pendientes, en la nueva lista estas serán las primeras seguidas de las nuevas, de esta manera podrás cumplir con cada una de ellas.
- Es importante que tengas distintas listas para propósitos diferentes, iniciando con un listado maestro de las cosas que deseas o piensas hacer en un futuro, seguido de un listado mensual donde podrás transferir tareas del listado maestro y por último un listado semanal donde planifiques la semana completa. Este último listado te servirá para orientar tu listado diario y así alcanzar tus objetivos semanales.
Ejemplo: Crear una lista con cada tarea que realizas desde el momento en que despiertas, otorgándole a cada una un tiempo en el que tendrá que llevarse a cabo:
- Despertar a las 5:30 am
- Tomar una ducha 5:45 am
- Preparar el desayuno 6:00 am
- Ir al trabajo 6:30 am
- Terminar el informe 8:15 am
Con esta estrategia te será más fácil iniciar tu día a día, el trabajo fluirá con mayor rapidez y facilidad, logrando ser más eficaz.
Nota: Recuerda anexar a tu lista lo que vaya surgiendo en el camino para que así no te quede nada por fuera.
“La acción sin planificación es la causa de todos los fracasos” Alex MacKenzie
- Estudia las consecuencias
Cuando se tiene clara la meta a largo plazo que se quiere alcanzar, es más fácil determinar el impacto que generara la realización de x o y actividad para lograrla. Con esta estrategia lo que se busca es determinar el nivel de consecuencia que tendría la realización de una actividad, para así poder dar prioridad a aquellas que su no realización genera un impacto negativo y aquellas que al realizarlas generan un impacto altamente positivo.
Esta estrategia funciona de la siguiente manera:
- Toma tu lista de tareas, actividades o proyectos por hacer y realízate la siguiente pregunta, ¿Cuál de estas actividades o proyectos tendrán un mayor impacto en mi meta a largo plazo si lo realizo de la manera correcta y oportuna?
- De acuerdo con la respuesta obtenida de la pregunta anterior podrás organizar tu lista convirtiendo en prioridad las actividades que aportan mayor diferencia positiva para lograr tu meta.
- Comienza de inmediato a ejecutar esas actividades.
- Y por último, piensa continuamente en las consecuencias potenciales de tus opciones, decisiones y conductas para seguir priorizando las actividades.
Ejemplo: Entre ir a jugar un partido de futbol y realizar un nuevo curso para mejorar tus habilidades, la actividad que mayor prioridad tendrá será aquella que aporte a tu meta a largo plazo, en este caso, si lo que deseas es crecer profesionalmente, tu actividad prioritaria será realizar el curso.
Aplicando esta estrategia sabrás que es lo realmente importante y concentraras toda tu atención y tu tiempo en realizarlas para alcanzar los objetivos en el mejor tiempo posible.
“Empieza y se te calentará la mente. Continúa y la tarea quedará completa” Goethe
- Método ABCDE
El método ABCDE es una técnica sencilla y eficaz de establecimiento de prioridades que puede ser utilizada en el día a día, con la implementación de este método podrás ser eficiente y eficaz en la realización de tus actividades tanto laborales como personales.
Esta técnica funciona de la siguiente manera:
- Lo primero que debes hacer es escribir una lista sobre las actividades que debes realizar al día siguiente.
- Luego calificaras cada tarea con las siguientes letras A, B, C, D o E
- Una tarea tipo A indica que es una actividad que requiere la atención inmediata, es decir que su no realización generaría grandes consecuencias por lo que es de prioridad. Si en tu lista cuentas con más de una tarea tipo A, podrás organizarla de la siguiente manera: A-1, A-2, A-3…. Teniendo en cuenta que la de mayor prioridad siempre será la tarea A-1.
Ejemplo: La finalización de un informe para la junta directiva
- Una tarea tipo B indica que son actividades que se deben hacer pero que sus consecuencias son leves, lo importante es nunca realizar una tarea tipo B si se tienen tipo A pendientes.
Ejemplo: Revisar un correo electrónico
- Una tarea tipo C es aquella que realizarla o no, no genera un impacto significativo en tu vida laboral, pero que el hacerla resulta agradable.
Ejemplo: Tomar un café con amigos
- Una tarea tipo D son aquellas que se pueden delegar sin ningún problema.
Ejemplo: Enviar un correo de felicitaciones
- Y por último se encuentran las tipo E que pueden ser eliminadas sin que generen efecto alguno.
Ejemplo: Revisar el periódico
- Cuando ya tengas las actividades clasificadas deberás comenzar inmediatamente con la tipo A-1.
Nota: Para que este método de los mejores resultados en tu vida laboral y personal deberás ser disciplinado y comprometido a la hora de ejecutar tu actividad tipo A-1, pues su inicio marcara el camino para ser eficaz.
- Presiónate a ti mismo
En ocasiones postergamos las actividades por falta de motivación, nos quedamos esperando que lleguen personas que nos den el impulso para decidir continuar y ejecutar nuestros pendientes, la falta de iniciativa propia nos aleja cada día de alcanzar la eficiencia y lograr nuestros objetivos.
Con esta estrategia lo que se busca es encontrar la motivación propia que nos impulse a realizar las actividades evitando la postergación y sin necesitar de la supervisión o presión de personas externas para lograrlo.
Esta estrategia funciona de la siguiente manera:
- Identifica en las actividades por realizar los beneficios que traerán a tu vida profesional y personal su realización.
- Establece estándares a la forma en como realizas el trabajo, estos estándares deben superar las expectativas que tengas sobre ti mismo.
- Identifica los factores que te distraen y te llevan a postergar tus obligaciones, al hacer esto podrás controlarlos.
- Oblígate a rendir al máximo, trázate metas diarias y lleva un seguimiento a estas.
- Imagina que solo queda un día de trabajo y que los pendientes están en su fecha límite, este pensar te obligara a presionarte para hacer las cosas evitando las distracciones.
Ejemplo: Levantarte más temprano, irte un poco tarde hasta realizar lo programado para ese día, establecer horarios, dejar las distracciones, evaluarte diariamente.
Cuando logras hacer las cosas y superarte a ti mismo el sentimiento de satisfacción es tan gratificante que pensar en dejar para mañana una actividad que puedes hacer hoy no será elección, pues habrás entendido que el éxito depende de que tan exigente eres contigo mismo.
“No hay nada que no puedas hacer si tienes los hábitos correctos” Charles Duhigg
Sobre el Autor:
Yuliana Padilla Torreglosa. Líder de proyectos de Pyme Project SAS. Ingeniera Industrial con experiencia en estrategia organizacional, identificación, aplicación y optimización de los procesos de las organizaciones.