Pensar que existan empresas en donde la tecnología y el uso de las TIC sean limitados y poco aprovechados en pleno siglo XXI no parece lo más razonable, sin embargo, se sorprenderían al conocer la cantidad de organizaciones donde se desconoce por parte de sus directivos y empleados la importancia, los beneficios y las ventajas que ofrece una buena implementación de la tecnología en sus procesos.

La pandemia por el COVID-19 aceleró varias de las tendencias que llevaban varios años presentes en la sociedad, la implementación de nuevas tecnologías de la información y comunicación y nuevas formas de trabajo en las empresas. Es positivo ver estos cambios como oportunidades y sinónimos de progreso, algunos de los cambios más relevantes a destacar son:

1. El modo de ver la tecnología: Si antes del Covid-19 se miraba la tecnología como una opción de mejora, después de esta pandemia para la mayoría de las organizaciones será primordial actualizarse en las herramientas tecnológicas que les permitan mejorar sus procesos. Esto implica, dar el paso a que los empleados sean capacitados e invertir en la economía del conocimiento.
2. La forma de realizar las labores: Si antes de esta pandemia creíamos que para efectuar nuestras actividades laborales debíamos estar en las instalaciones de la empresa, ahora, tenemos una nueva visión del entorno laboral y de las opciones que existen para cumplir con nuestras obligaciones sin salir de casa, haciendo uso de las TIC y las herramientas tecnológicas existentes. Cabe resaltar que no todos los cargos o roles aplican para el teletrabajo por eso es importante planificar y evaluar antes de implementar.
3. Medioambiente: El que todos tengamos que estar en casa ha generado un impacto significativo en el medioambiente, vemos los mares, ríos y demás caudales llenos de vida; los animales han agradecido que los seres humanos estemos encerrados, se sientes más libres y con un aire libre de gases contaminantes a causa del uso de los medios de transporte. Ver el cambio que ha tenido la naturaleza nos debe servir para cambiar nuestra forma de pensar y actuar, ser más amigable con nuestros recursos naturales, apreciar las maravillas que la naturaleza nos ofrece y entender el daño que con nuestras acciones hemos ocasionado a nuestro planeta.

A pesar de que llevamos varios años escuchando sobre la transformación digital, esta crisis tomó a un importante número de organizaciones sin la debida preparación técnica y sin la capitación necesaria para desarrollar las actividades desde casa y afrontar esta situación.

A continuación, hablaremos sobre el impacto que ha tenido la modalidad de trabajo denominada teletrabajo, la cual se ha convertido en la mejor aliada para las organizaciones en tiempos de crisis, al igual que los retos que se producirán por su implementación forzosa.

Las preguntas que surgen con la implementación del teletrabajo son ¿Está generando impacto positivo la medida de teletrabajo en nuestra organización?, ¿Estamos alcanzado los objetivos?, ¿Son más productivos los empleados en esta modalidad?. No ha sido fácil para los gerentes cambiar de un día para otro la forma de pensar y de cómo se llevaban a cabo las actividades; el encierro y las limitaciones de contacto físico obligó a muchas empresas a implementar el trabajo en casa como forma de mantener el ritmo y continuar con sus procesos. Sin embargo, no podemos decir que todas están realizando teletrabajo; este no solo implica hacer las actividades laborales desde la casa, teletrabajar requiere de planificación, metodologías, recursos, políticas, medidas de evaluación, entre otros factores que permitirán un impacto efectivo y positivo dentro de las empresas.

De acuerdo a la ley colombiana 1221 el teletrabajo es definido como una forma de organización laboral que consiste en el desempeño de actividades remuneraras o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de información y comunicación para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en sitio específico de trabajo.

Las empresas se han enfrentado a los cambios mencionados, y seguramente a muchos otros según la perspectiva de cada uno, todos ellos significativos. Todo cambio trae consigo retos, lo cuales generan miedo y es normal, nos aterra salir de nuestra zona de confort y tememos al fracaso; la diferencia está en atrevernos, enfrentar y asumir aquellos desafíos con optimismo. Los principales retos que hemos podido evidenciar e incluso enfrentar con la puesta en práctica del teletrabajo son:

1. Gestión del cambio: Cuando las personas están acostumbrada a realizar sus procesos de una forma, la adopción y adaptación a una nueva resulta ser una tarea difícil y complicada. Uno de los retos que trae consigo el teletrabajo para los directivos de las empresas es liderar la gestión del cambio. Ser buen líder, en esta situación, implica saber que la transformación y evolución del negocio es de suma importancia; requiere líderes con pensamiento y una visión amplia y abierto de la realidad y de las nuevas tendencias y modalidades que ha traído consigo la tecnología, capaces de gestionar cada elemento teniendo en cuenta a todos los miembros de la organización. El liderazgo empieza con el ejemplo, lo directivos de las empresas son los primeroque deben dar paso a las nuevas formas de trabajo.
2. Generación de confianza: Es importante empoderar al equipo humano de las empresas para ofrecerles mayor autonomía en la realización de sus actividades. Esto implica generar confianza. Confianza en si mismos para que reconozcan sus conocimientos y habilidades y que cuentan con la capacidad para agregar valor sin presencialidad. Confianza de los directivos hacía su equipo; reconocer que aunque no esten presentes siguen siendo valiosos y cumpliendo con los resultados. Confianza para hacer propuestas y sugerencias. La confianza se construye en doble vía y a través de una adecuada comunicación.
3. Elección de la metodología de trabajo: Creer que para teletrabajar solo se necesita de internet, ordenadores y dispositivos móviles es un gran error. Implementar el teletrabajo requiere de muchos factores y uno de ellos es la adopción de una metodología que se adapte a las necesidades, capacidades y habilidades del equipo de trabajo. Para los líderes supone un gran desafío implementar una nueva metodología en tan poco tiempo, lograr que todos sus empleados se adapten desde la distancia requiere de paciencia, comprensión y sobre todo apoyo y disposición de los gerentes y directivos para orientarlos a encontrar la mejor forma de adaptarse.
4. Herramientas tecnológicas: Elegir las herramientas tecnológicas que satisfagan las necesidades de la organización no es tan sencillo como parece y mucho menos cuando careces de personal calificado para manejarlas. El hecho de que el trabajo en casa sea la única opción que tienen muchas empresas provoco el interés en los gerentes de proveer las herramientas necesarias para poder mantener el contacto con sus empleados de manera efectiva, realizar trazabilidad a sus procesos y continuar con sus operaciones ya sea de modo virtual, sin embargo, el reto que trae consigo esta medida es significativo teniendo en cuenta que en una misma empresa existen personas de distintas generaciones y que muchas de estas no tiene un manejo adecuado de la tecnología, llevara a los gerentes a pensar en las estrategias y medidas que deben ejecutar para capacitar al personal en el menor tiempo posible y así no afectar los procesos.
5. Manejo del estrés laboral: Escuchar en estos tiempos a los trabajadores decir que prefieren trabajar en sus oficinas que desde casa es el resultado de los cambios bruscos que han tenido que pasar por efecto del Covid-19. El estrés laboral comienza a hacer efecto lo que indudablemente atentara contra la productividad de los mismos, es por esto que los gerentes deben implementar las tácticas o métodos pertinentes para hacer frente a este trastorno emocional por el que atraviesen sus empleados, sin duda alguna representa un gran reto. (Leer ¿Cómo prevenir el estrés laboral en tiempos de trabajo remoto?)

La clave para hacer frente a esta situación está en poder sacar lo positivo de cada adversidad, buscar e implementar las estrategias adecuadas para superar los retos que se nos presente, arriesgarnos y enfrentar el miedo es el mejor camino para conocer de lo que somos capaz y lograr marcar una diferencia en nuestras vidas tanto en lo laboral como en lo personal.

“Desafíate a ti mismo: es el único camino que conduce al crecimiento”- Morgan Freeman

Sobre el Autor:

Yuliana Padilla Torreglosa. Líder de proyectos Cartagena de Pyme Project SAS. Ingeniera Industrial con experiencia en estrategia organizacional, identificación, aplicación y optimización de los procesos de las organizaciones.

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